Dwie strony tego samego medalu: archiwa kontra prywatność
Wyobraź sobie, że musisz zdecydować: zachować dokumenty sprzed 30 lat czy usunąć je na żądanie byłego pracownika. Brzmi jak dylemat bez wyjścia? W rzeczywistości tysiące instytucji codziennie mierzy się z podobnymi wyborami. Prawo archiwalne i RODO to nie wrogowie, a raczej dwie strony tej samej monety – obie chronią nasze prawa, tylko w inny sposób.
Gdzie tkwi sedno problemu?
Podczas gdy ustawa o archiwizacji nakazuje przechowywanie niektórych dokumentów nawet 50 lat, RODO daje prawo do zapomnienia po zakończeniu celu przetwarzania. To nie jest sprzeczność, tylko wyzwanie do znalezienia mądrego kompromisu. W jednej ze spraw sądowych archiwum państwowe musiało udowodnić, że zachowanie danych konkretnej osoby ma znaczenie historyczne – i wygrało tę batalię.
Sprytne sposoby na pogodzenie przeciwieństw
W praktyce instytucje stosują kilka sprawdzonych metod:
• Anonimizacja po czasie – po 10 latach pełne dane, potem tylko inicjały
• Warstwowy dostęp – pełne informacje dla badaczy, ograniczone dla innych
• Cyfrowe sejfy – specjalne zabezpieczenia wrażliwych dokumentów
Ciekawy przykład? W jednym z warszawskich szpitali stare dokumentacje medyczne skanuje się z automatycznym zamazywaniem nazwisk pacjentów, zachowując przy tym istotne dane medyczne dla historii medycyny.
Sytuacje bez możliwości wyboru
Są przypadki, gdy nawet RODO ustępuje. Dokumenty:
→ Dotyczące własności nieruchomości (muszą przetrwać)
→ Stanowiące dowody w zawieszonych śledztwach
→ Mające wyjątkowe znaczenie dla historii regionu
Trybunał w Luksemburgu wyraźnie stwierdził: gdy ważny interes publiczny przemawia za zachowaniem danych, nie muszą one być usuwane. Ale to nie jest carte blanche – każde takie zachowanie trzeba solidnie uzasadnić.
Technologia jako mediator
Nowoczesne systemy DMS (Document Management Systems) oferują rozwiązania, o których kilka lat temu można było tylko pomarzyć:
– Automatyczne starzenie dostępu do danych
– Inteligentne maskowanie wrażliwych fragmentów
– Algorytmy wykrywające konflikty prawne
Jednak jako specjalista od compliance ostrzegam: żadna technologia nie zwalnia nas z myślenia. Widziałem przypadki, gdzie nadmierne zaufanie do systemów kończyło się… no cóż, niezbyt przyjemnymi kontrolami.
Od teorii do praktyki – jak nie zwariować?
Pracując z dokumentacją, warto pamiętać o kilku zasadach:
1. Klasyfikuj od razu – oznaczaj dokumenty pod kątem archiwizacji już przy tworzeniu
2. Rób przeglądy – co 2-3 lata weryfikuj, co można anonimizować
3. Szkol z głową – nie tylko prawników, ale także archiwistów
4. Miej plan B – na wypadek żądań usunięcia danych
Pamiętajmy, że zarówno prawo archiwalne, jak i ochrona danych osobowych służą nam wszystkim. Wbrew pozorom nie musimy wybierać między pamięcią a prywatnością – wystarczy mądrze zarządzać jednym i drugim. Jak mawiał mój profesor: Dobre archiwum to takie, które wie, co chronić, a co oddać zapomnieniu.
