Koniec ery papieru – jak technologie przepisują prawo archiwalne
Wyobraź sobie, że w 2050 roku ktoś próbuje odczytać dzisiejsze dokumenty urzędowe. Czy nasze cyfrowe akta przetrwają próbę czasu tak jak średniowieczne pergaminy? To nie jest akademickie gdybanie, tylko realny problem, z którym mierzą się już dziś archiwiści na całym świecie. Podczas gdy dawniej głównym wyzwaniem było zabezpieczenie dokumentów przed ogniem i wilgocią, dziś groźba wirusów komputerowych i przestarzałych formatów plików spędza sen z powiek specjalistów.
Weźmy przykład z polskiego podwórka. W 2021 roku sąd w Lublinie musiał wydać wyrok w sprawie sprzed 15 lat. Problem? Akta istniały tylko w formacie DOC, którego nowe systemy już nie rozpoznawały. Skończyło się na kosztownym odzyskiwaniu danych przez specjalistów. To pokazuje, że cyfryzacja bez odpowiedniej strategii archiwizacji to jak budowanie zamku z piasku.
Kłopoty z prawem rodem z lat 80.
Nasze prawo archiwalne wciąż żyje mentalnie w czasach, gdy najnowszą technologią była maszyna do pisania. Ustawa z 1983 roku nie przewidziała, że dokumentem może być tweet ministra albo nagranie z wideokonferencji. Tymczasem wartość dowodowa screena z Messengera potrafi dziś przewyższyć oficjalne pismo na firmowym blankiecie.
Przykład? Gdy kilka lat temu wybuchła afera z nagraniami z Pałacu Prezydenckiego, okazało się, że nikt nie wiedział, jak je właściwie zaklasyfikować i archiwizować. Tymczasem w prywatnych firmach standardem są już systemy automatycznie katalogujące nawet najdrobniejsze cyfrowe ślady. Państwowe instytucje często nie radzą sobie z podstawami – jak choćby z prostym przechowywaniem maili urzędowych dłużej niż przez kilka lat.
Przyszłość już tu jest: blockchain i AI jako strażnicy pamięci
Estonia pokazuje, że da się inaczej. Tamtejszy system e-residency oparty na blockchainie gwarantuje, że żaden dokument nie zostanie zmieniony ani usunięty bez pozostawienia śladu. Wyobraź sobie, że każdy urzędowy dokument ma swoją cyfrową duszę – nieusuwalny zapis wszystkich modyfikacji, dostępny do wglądu przez każdego obywatela.
Ale prawdziwą rewolucję dopiero przed nami. Sztuczna inteligencja zaczyna zastępować archiwistów – i robi to całkiem nieźle. W Finlandii testowano algorytm, który analizując treść maili, sam decydował o ich wartości historycznej. Okazało się, że w 92% przypadków podejmował te same decyzje co ludzcy eksperci – tylko kilkadziesiąt razy szybciej.
Tylko czy na pewno chcemy powierzać maszynom decyzje o tym, co zasługuje na pamięć przyszłych pokoleń? I jak w tym wszystkim nie zgubić tego, co najważniejsze – że archiwa to nie tylko przechowalnia dokumentów, ale żywa pamięć narodu?
Co możemy zrobić już dziś? Zacząć od prostych zasad: zawsze tworzyć kopie w otwartych formatach, wymagać od dostawców oprogramowania gwarancji długoterminowego dostępu do danych, edukować urzędników. Bo przyszłość archiwów to nie tylko technologia – to przede wszystkim nowe myślenie o tym, jak chronić naszą wspólną pamięć w cyfrowym świecie.
